MKB
CRM voor het MKB
Een CRM voor een bedrijf van vijf tot vijftig mensen is iets anders dan een uitgeklede versie van een groot pakket. Er is geen beheerder, geen projectteam en geen tijd. Dat stelt andere eisen aan het systeem.
CRM op maat / CRM voor het MKB
Waar het bij MKB bedrijven misgaat
Vier patronen komen bij vrijwel elk MKB bedrijf terug, ongeacht de branche.
- De opvolging hangt aan een geheugen. Offertes worden verstuurd en daarna wordt er gewacht. Wat stilvalt, valt stil zonder dat iemand het merkt, en dat is de grootste onzichtbare kostenpost in een klein bedrijf.
- De kennis zit bij een persoon. Wie de klant kent, kent de klant. Gaat die persoon weg, dan vertrekt de geschiedenis mee.
- Er zijn drie waarheden. Een map met offertes, een agenda en een Excel, en alle drie hebben ze gelijk op een ander moment.
- Niemand kan zeggen welke marketing werkt. De herkomst van een aanvraag wordt nergens vastgelegd, dus wordt het budget verdedigd met een gevoel.
Geen van deze vier is op te lossen met meer functies. Ze worden opgelost met een eigenaar en een datum per record, en met een herkomstveld dat bij binnenkomst automatisch wordt gevuld.
Wat een MKB systeem wel en niet nodig heeft
| Wel | Waarom | Niet | Waarom niet |
|---|---|---|---|
| Een eigenaar en een volgende datum per record | Anders valt er stil zonder signaal | Leadscoring | Zonder volume meet het niets |
| Herkomst bij binnenkomst vastgelegd | Achteraf is het niet te reconstrueren | Territoriumbeheer | Voor tien mensen zinloos |
| Een telefoonscherm dat buiten werkt | Daar wordt het echte werk gedaan | Prognosemodellen | Een lijst met datums volstaat |
| Offertes die er netjes uitzien | De klant ziet dit als enige | Goedkeuringsstromen | De directeur zit twee meter verderop |
| Boekhoudkoppeling | Haalt dubbele invoer weg | Aangepaste rapportbouwer | Vijf vaste rapporten zijn genoeg |
| Vijf vaste rapporten | Meer wordt toch niet gelezen | Doelen per kwartaal per persoon | Pas zinvol vanaf ongeveer twintig verkopers |
Deze lijst is de reden dat maatwerk voor het MKB goedkoper kan uitvallen dan verwacht. U betaalt niet voor de helft van een pakket dat is ontworpen voor bedrijven met een salesafdeling en een CRM beheerder.
Rekenvoorbeeld over vijf jaar
Een bedrijf met twintig medewerkers die allemaal toegang nodig hebben, een middenklasse abonnement tegenover een Business build met onderhoud. Bedragen in dollars, afgerond.
| Abonnement, 20 gebruikers | Op maat gebouwd | |
|---|---|---|
| Eenmalig | 2.000 implementatie | 9.900 vaste prijs |
| Per jaar | 14.400, met prijsstijgingen | 3.480 onderhoud |
| Na vijf jaar | 79.800 | 27.300 |
| Bij verdubbeling van het team | Ongeveer 155.000 | Ongelijk gebleven |
Het omslagpunt ligt eind jaar een. Onder ongeveer acht gebruikers keert de rekensom om en adviseren wij een standaardpakket, ook al levert dat ons niets op. De volledige onderbouwing staat in what a custom CRM costs.
Wat er in de eerste versie hoort
Wij houden de eerste oplevering bewust klein. Niet om te besparen, maar omdat een tweede fase die is opgeschreven na drie maanden gebruik altijd beter is dan een tweede fase die vooraf is bedacht.
In de eerste versie zitten: de recordtypen die uw team dagelijks noemt, een pijplijn met fasen in uw eigen woorden, taken met een eigenaar en een datum, offertes die uit het systeem komen, de koppeling met uw boekhouding, en het rapport dat laat zien welke records geen eigenaar of geen volgende datum hebben.
Dat laatste rapport staat op het startscherm en is met opzet niet weg te klikken. Het is het goedkoopste sturingsmiddel in het hele bedrijf.
Portalen, planning, voorraad en uitgebreide rapportage komen in fase twee, als ze dan nog nodig blijken. In de praktijk vervalt ongeveer een derde van de wensenlijst zodra het dagelijkse werk goed loopt.
Veelgestelde vragen over CRM voor het MKB
Wat is het beste CRM voor het MKB?
Dat hangt af van wat u centraal vastlegt. Draait uw bedrijf op offertes en opdrachten, dan is een standaardpakket vaak prima en goedkoper. Draait het op objecten, dossiers, panden of bezoeken, dan past geen enkel standaardmodel goed en is een systeem op maat op termijn voordeliger.
Vanaf hoeveel medewerkers loont maatwerk?
Vanaf ongeveer acht tot tien gebruikers die allemaal toegang nodig hebben. Daaronder is een abonnement sneller, goedkoper en verstandiger, en zeggen wij dat ook. Daarboven groeit de abonnementsrekening mee met uw personeelsbestand terwijl een bouwprijs dat niet doet, en ligt het omslagpunt meestal aan het eind van jaar een.
Kan een klein bedrijf een CRM zelf beheren?
Ja, mits er een persoon eigenaar van is. Dat is geen functie maar een paar uur per maand: nieuwe medewerkers toevoegen, een veld aanpassen en een maandelijkse controle van vijf cijfers. Zonder die persoon verwatert elk CRM binnen een jaar, of het nu gekocht of speciaal voor u gebouwd is.
Hoeveel verplichte velden zijn verstandig?
Zo min mogelijk. Elk verplicht veld is een heffing op elk record, betaald door iemand met een telefoon in de hand. Naam, een contactmogelijkheid, eigenaar en herkomst volstaan bij aanmaken. De rest maakt u pas verplicht op het moment dat die informatie er echt is.
Kan het systeem meegroeien?
Ja, en dat is de reden om te bouwen. De code is van u, dus elke competente ontwikkelaar kan er later aan werken. In de praktijk komt er in jaar drie of vier een wens van een paar duizend dollar, omdat het bedrijf is veranderd. Reken op doorontwikkelen in plaats van vervangen.
Meer over CRM op maat
Vertel hoe uw bedrijf werkt. Wij offreren het CRM dat daarbij past.
Een korte schriftelijke briefing van u, een vaste prijs en een scope van twee pagina's van ons, binnen twee werkdagen. Geen telefoongesprek nodig, geen verplichtingen.